Segunda-feira, dia mundial das reuniões semanais de forecast.

O forecast é um rito importantíssimo para garantir a evolução dos negócios em andamento e também para desenvolver os times. Contudo, nem sempre se conduz da melhor maneira.

O que eu mais encontro nas reuniões de forecast é aquele cenário em que se projeta uma tela com a lista de oportunidades abertas e vai-se lendo uma a uma. “E essa, como está?” “E aquela, alguma novidade?”

E as respostas normalmente são: “Esta vou ligar essa semana” “Aquela, o responsável está viajando” “essa estou aguardando uma resposta”. Você já percebeu isso? 

Então vou dar algumas dicas que talvez possam te ajudar a melhorar a performance das suas reuniões de forecast e, consequentemente, do seu time.

 1 – Data de fechamento:

Verifique como seu time tem registrado as datas de fechamento das oportunidades. Se todas as oportunidades têm data de fechamento prevista para o último dia do mês (ou do quarter, dependendo de como a meta é apurada), é um indicativo claro de que a previsão de fechamento é um pitaco do vendedor, e não uma informação coletada com o prospect.

Os seus futuros clientes também têm metas a bater e compromissos a cumprir, é pouco provável que ele vá concentrar no último dia do mês as contratações que precisa fazer para sua operação, onde estará correndo atrás do resultado e preocupado com fechamento da folha de pagamento. Muitos deixam para o final na esperança de negociar descontos maiores por saber que quem está vendendo tem uma meta para cumprir, mas o mais comum é que os fechamentos ocorram ao longo do mês, e não todos ao mesmo tempo no último dia do mês.

Pergunta para sua reunião de forecast: “Você perguntou para este prospect quando ele pretende realizar a contratação?”

 2 – Mapa de decisão:

Precisamos ter clareza sobre quem são os decisores ser envolvidos na contratação.

Um prospect animado com uma demonstração de produto nem sempre é um indicativo de sucesso ou de fechamento nos dias seguintes. Normalmente, vendedores se entusiasmam com o brilho nos olhos do prospect encantado por uma boa demonstração, e esquecem de mapear quem mais precisa ser envolvido no processo de decisão. Jurídico, compras, área técnica, sócios, todos são influentes e devem ser mapeados desde o início da jornada de compra para diminuirmos o ciclo de vendas e mitigar os possíveis riscos.

Exemplo de pergunta para sua reunião de forecast: “Você perguntou para o prospect sobre quem mais precisa ser envolvido na negociação para realizar a contratação?”

3 – Budget:

O seu vendedor tem clareza se a reunião com o cliente está no momento de compra e já possui um orçamento destinado para a contratação? Muitas vezes as reuniões acontecem apenas para conhecer a sua solução, balizar com a oferta de algum concorrente, preparar algum novo projeto que quer apresentar para seus superiores e implementar no futuro, entender o que existe de novidade mas não necessariamente para contratação naquele momento. Nestes casos, pode acontecer de uma reunião de apresentação ser super positiva, mas aquela oportunidade não irá avançar por que não está no timing certo.

É importante que se valide a existência de um budget definido para contratação, para que o forecast não fique poluído por leads fora do momento de compra.

Pergunta para sua reunião de forecast: “Você perguntou para este prospect se o orçamento para realizar a contratação já está definido?”

 4 – Mapa das dores:

O seu vendedor tem clareza de qual(is) dor(es) do seu prospect ele irá resolver com a sua solução. Quando a base da negociação são funcionalidades, o produto se torna uma commodity e, com isso, fica mais difícil se ter previsibilidade quanto ao fechamento. Uma vez que o seu discurso comercial esteja ancorado em mapear as dores e entender de que maneira sua solução apoiará na resolução delas e levará o prospect para uma melhor performance, fica mais fácil entender a urgência e demonstrar os riscos que o prospect terá ao postergar a contratação. 

Pergunta para sua reunião de forecast:

“Você perguntou para este prospect o que ele precisa resolver e o que será um indicativo de sucesso para ele ao realizar a contratação?”

Leia também: Branding e vendas – estratégias comerciais baseadas em propósito

 5 – Mapa de riscos:

Por mais engajado que um prospect possa estar na negociação, há sempre o risco da venda não ocorrer. Entender qual ou quais são os riscos que podem colocar tudo a perder é fundamental para mantermos o controle sobre a negociação. 

Pergunta para sua reunião de forecast: “Você perguntou para este prospect que características, termos, condições são imprescindíveis para  realizar a contratação?”

6 – Qual o próximo passo:

Ter um indicativo claro de avanço, ainda que pequeno, é fundamental. Ter controle permite que se saiba o próximo movimento a ser feito: pode ser uma reunião com outro decisor, com área técnica ou, às vezes, um C-Level pode entrar no jogo para apoiar. Enfim, cuidar para que os follows não se transformem em eternas ligações que perguntam: “E aí, prospect, alguma novidade?”. Follows devem ser marcos de novos compromissos, ainda que pequenos, mas sempre novos compromissos que levarão ao fechamento.

Pergunta para sua reunião de forecast: “Qual o próximo compromisso que você vai estabelecer com este prospect para aproximá-lo de realizar a contratação?”

7 – No forecast, seja o apoio que seu time precisa:

Não é raro times performarem mal simplesmente por falta de orientação, e não por incompetência. É importante ter um canal de comunicação aberto e clareza no sobre o modo de execução das tarefas. Ajude o seu time, desenvolva ele. Deve-se alinhar com o time a realização das perguntas acima em todas as reuniões de forecast. Isso os ajudará a orientar o modo como conduzem suas negociações e a dar mais clareza nas entregas e acompanhamento de desempenho. 

Pergunta para sua reunião de forecast: “Existe algo que eu, nosso time ou nossa empresa possa fazer para te ajudar nessa negociação?”

Seus ritos com o seu time não podem ser apenas uma formalidade. Cada ponto de contato com seus prospects deve ter o poder de gerar mais valor na sua oferta. Tambem deve assumir um novo compromisso para que a negociação avance.

Cada ponto de contato com o seu time também deve gerar mais valor para a equipe, para o vendedor e para você. Promova a evolução do seu time e evolua junto com ele. Se todas as semanas as reuniões de forecast se parecem sempre iguais, um copia e cola semanal onde simplesmente se lê o que está registrado no CRM sem avanços claros. Está aí um bom momento para parar pra pensar e analisar se não está na hora de mudar o modo como você tem conduzido este rito.

Você não está na posição que está para simplesmente cobrar as pessoas, mas sim para desenvolvê-las. Elas vão performar muito melhor se perceberem que estão produzindo COM você, e não PARA você.