No primeiro artigo desta série, destaquei 10 razões sobre a importância de se realizar um planejamento estratégico consistente. Mas, convenhamos, sabemos que não é uma tarefa fácil.

Por onde começar? Quem devemos envolver? Quais as prioridades? Qual o orçamento?

São perguntas que assim, ao elencar num texto, podem até parecer de fácil solução, mas na vida real não é bem assim que funciona.

Neste segundo artigo, elenco algumas das dificuldades encontradas ao realizar um planejamento estratégico, e como você pode lidar com cada uma delas.

Preparados?

1. Planejamento com dados inconsistentes

Planejamento estratégico tem por objetivo principal organizar a casa, projetar o crescimento desejado e o que precisaremos fazer para atingi-lo. Contudo, nem sempre nossos dados estão organizados como deveriam. Por exemplo, tenho uma ferramenta para geração de leads, outra para engajamento e um CRM para vendas, mas eles não estão integrados. Na hora de levantar os dados da área de marketing, geração de demanda e vendas, provavelmente os números não baterão. Outro exemplo: faturamento manual de clientes. Quando o faturamento não possui automatição, a chance de ocorrer um erro humano é grande. Não por mal ou incompetência, mas pela complexidade da tarefa, especialmente se você trabalha com vendas transacionais e o seu volume de faturamento é alto.

Cada área pode render um ótimo exemplo, como devo calcular meu turnover ou meu absenteísmo? E aí entra outra reflexão: quais dados são realmente relevantes para o planejamento estratégico? Hoje existem muitos softwares excepcionais capazes de gerar dados e informações sobre tudo o que quisermos. Um primeiro momento é o encantamento com todos aqueles números, no segundo momento nos sentimos afogados em meio a tanto dado, sem saber qual deles devemos olhar e considerar para nossas tomadas de decisão.

Como resolver:

Simplifique! Primeiro tenha clareza sobre quais informações são importantes para o seu negócio. Defina qual é o seu objetivo estratégico principal, aquele que norteará sua empresa no próximo ano, e a partir daí defina quais indicadores irão demonstrar com clareza se você está se aproximando ou se afastando deste objetivo. A disponibilidade de dados é sedutora, mas não se distraia com esse mar de informações. Cada dado deve responder uma pergunta, o seu desafio será saber qual pergunta você deve fazer.

2. Resistência às mudanças

Um planejamento pode definir reestruturações de áreas, realocações de pessoas, mudança de softwares e tudo isso gera resistência. É comum ouvir as pessoas reclamando do software, do processo, do sistema como se nenhum deles fosse bom o suficiente, mas quando você trouxer para a mesa a possibilidade da mudança, é bastante provável que eles adotem uma postura ainda mais reativa. Pode estar ruim, mas mudar tende a assustar mais do que permanecer. Isso por que exigirá movimentação, tirar as pessoas da zona de conforto, forçar um novo aprendizado. E, convenhamos, se a zona é de conforto, por que vou querer sair dela? Posso até reclamar, mas ela continua sendo confortável para mim. Outra razão pela qual a resistência ocorre, é o fato das pessoas não se sentirem partícipes das tomadas de decisão, e este simples fato as tornam resistentes a qualquer proposta de alteração.

Como resolver:

Definir com clareza o objetivo estratégico principal e, a partir dele, buscar entender com o time estratégico quais áreas terão impacto com as ações que serão necessárias para se atingir o objetivo. Tendo clareza sobre isso, envolva as pessoas que serão impactadas na construção dos planos de ação. Elas não precisam necessariamente participar do definição da estratégia, mas podem contribuir muito no desenho dos planos de ação. Mais do que isso, do time operacional pode surgir uma ideia que te surpreenda, às vezes mais simples ou barata do que a ideia que você tinha inicialmente para resolver àquela dor. Mostre para as pessoas que as alterações, ainda que exijam um esforço inicial de adaptação, irão melhorar o dia-a-dia da empresa, das equipes e das pessoas.

Às vezes não é possível envolver as pessoas na tomada de decisão ou na construção das ações que serão necessárias, mas o simples fato de deixar que elas saibam com antecedências das alterações que ocorrerão e o que motivou tais alterações, já fará com que se sintam envolvidas no processo, e isso fará toda a diferença no resultado final.

3. Ações desconectadas do objetivo estratégico

Se as pessoas não tiverem clareza sobre o objetivo estratégico, o trabalho delas não fará muito sentido. Parecerá mais uma tarefa a ser cumprida sem um propósito claro. Uma série de atividades vindas de cima para baixo como uma ordem a ser cumprida, não terá o engajamento necessário do time, pois tanto seu time, seus líderes quanto você, precisa enxergar conexão entre ação e propósito. Sem isso, o engajamento será pífio e sua empresa fatalmente não atingirá o objetivo estratégico que foi definido.

Como resolver:

Mostre com clareza, simplicidade e objetividade como cada atividade proposta no plano de ação contribuirá para o atingimento do objetivo estratégico. Se você tiver dificuldade em dar esta explicação, repense se aquela atividade é mesmo necessária.

4. Visão de curto prazo

Não definir um objetivo estratégico, fará com que todas as ações pensadas mirem no curto prazo. Isso é um perigo tanto para o sucesso do planejamento estratégico, quanto para assegurar o engajamento das pessoas naquilo que precisará ser feito.
Precisamos SIM saber o que e quando fazer, mas isso deve estar conectado com o próximo passo que a empresa pretende dar para poder crescer, ganhar mercado, se desenvolver, enfim, ser melhor no final do próximo ciclo do que este que está terminando. Ter uma visão de futuro e de onde queremos chegar, não pode ser um limitador, e sim algo inspirador. Mas, quando digo inspirador, não estou dizendo inalcançável. É a velha máxima de ser desafiador, mas atingível.

Como resolver:

Desenhe ações para o presente que deem clareza de que levarão ao futuro. Lembra da metáfora da viagem, utilizada no início do primeiro artigo desta série? Então, se o destino das suas férias é a Disney, dê clareza sobre o custo dessa viagem e quais economias deverão ser feitas por toda a família para que se alcance este objetivo ao final do ano. Se um dos objetivos é aumentar o bônus do time no final do ano, aponte as economias que precisarão ser feitas mês a mês para aumentar a lucratividade da empresa, e como isso se reverterá em dinheiro no bolso de todo o time no final do ano.

5. Ambiente externo volátil

Dependendo do seu mercado, mudanças macroeconômicas podem afetar diretamente aquilo que havia sido planejado e, por consequência, diminuir o engajamento do seu time nas ações que são necessárias. Se você trabalha vendendo algum comodittie que é sensível à regulamentações fiscais e tributárias, uma canetada governamental pode jogar por água abaixo tudo aquilo que havia sido planejado.

Como resolver:

Elabore planos de contingência e os compartilhe com seu time. Trace cenários otimistas, realistas e pessimistas e revisite periodicamente como está o seu desempenho. Pode ser mensal, bimestral ou trimestral, mas defina uma periodicidade onde você vai revisitar aquilo que foi previsto em comparação com o que está sendo alcançado. Caso esteja abaixo do previsto, tenha planos de contingência na manga. Nem sempre eles serão suficientes para recuperar um prejuízo, mas seguramente vão ajudar a minimizar o impacto que um movimento externo fora do seu controle poderá ter no seu negócio. Além disso, dê visibilidade ao seu time tanto dos possíveis cenários, quanto dos planos de contingência para cada um deles. Isso deixará as pessoas mais seguras e prontas para reagir se for necessário.

6. Falta de recursos pré-definidos

Definir objetivos audaciosos para as áreas e não considerar os custos que eles terão é um movimento típico de empresas com gestão imatura. Mas é mais comum do que se imagina. Mais do que isso, é super comum empresas que não tiveram um resultado positivo no ano anterior, cortarem custos, diminuírem equipe, cancelar ferramentas e exigir um resultado melhor ao do ano anterior, mesmo com muito menos recursos. Esse movimento incoerente é típico de empresas que tendem a buscar culpados ao invés de causas quando as coisas não saem conforme o planejado. Claro, às vezes uma economia pontual pode gerar um resultado positivo. Tirar do seu time uma pessoa com baixo desempenho e comportamento nocivo que contamina a equipe, pode gerar uma economia para o seu caixa e aumentar a motivação da equipe. Contudo, nem todos os males podem ser colocados na conta da ineficiência operacional.

Como resolver:

Seja coerente entre aquilo que você espera e aquilo que você disponibiliza para que os objetivos sejam alcançados. Entenda qual é o capacity do seu time, o que eles podem produzir com o que têm em mãos. Claro, é fundamental estar atento aos ladrões silenciosos de recursos e agir rápido sobre eles. Tenha na palma da sua mão (lembra da importância de dominar os dados?) como está a utilização de cada ferramenta contratada e o retorno que ela traz. Às vezes uma ferramenta pode ser uma bengala, mas olhando os dados você perceberá que o engajamento na utilização dela é baixíssimo.

Foque sempre em melhorar a sua eficiência operacional, esteja atento aos SLAs dos seus times e no desempenho das pessoas. Mas não estipule metas audaciosas de mais sem dar ao seu time as condições mínimas necessárias para que elas sejam atingidas. Se você tem ciência que uma meta de 10 milhões por trimestre é irreal, não ache que o simples fato de estabelecê-la vai motivar o seu time a buscá-la. As pessoas são mais inteligentes do que você pensa, e saberão se a meta proposta é desafiadora ou um delírio. Coerência entre definição de objetivos e alocação de recursos pode ser a chave do seu sucesso.

7. Complexidade excessiva

O seu planejamento precisa ser bem construído, ter um objetivo claro e planos de ação bem distribuídos, mas cuidado para não pecar pelo excesso de detalhes. Planejamentos muito complexos, com premissas demais e um nível de detalhamento cirúrgico podem matar o engajamento das pessoas. Primeiro por que elas podem simplesmente não entender o por que daquelas micro tarefas. Segundo que elas podem se envolver tanto nas micro-tarefas, que o excesso de preciosismo pode afetar que se chegue no objetivo estratégico do final do ano. Pode-se executar algumas tarefas com maestria, mas o plano de ação não terá conclusão.

O que você prefere: uma redação com a letra linda mas sem uma história interessante a ser contada, ou um texto em que a letra não é tão bonita assim, há um errinho de português aqui outro ali, uma manchinha de café que pingou na folha, mas com uma história incrível registrada no papel?

Como resolver:

Seja simples sem ser simplista. Tenha clareza do que é realmente necessário. Quando uma ação envolver tarefas demais, olhe para cada uma delas e pergunte se, caso ela não for realizada, ela afetará o resultado desejado do plano de ação. Se a resposta for algo como: “Ah, seria legal se a tarefa estivesse ali, mas realmente ela não mudará o resultado final”, então pule a tarefa.

Lembre da viagem das férias. Será ótimo se toda a sua família puder viajar em poltronas uma ao lado da outra no avião até a Disney, mas se as poltronas não estiverem disponíveis, melhor irem separados mas sabendo do que chegarão ao destino final, do que adiar a viagem a espera e poltronas enfileiradas que talvez nunca estejam disponíveis. Foque no principal!

8. Falha no aprendizado contínuo

Você pode acertar ou errar nas suas previsões, você pode reagir bem ou mal à entrada de um novo concorrente, você pode ter contratado bem ou mal um eventual novo talento, isso tudo faz parte do jogo. O que você não pode permitir, é que você não esteja num fluxo constante de aprendizado. Você e a sua empresa.

Como resolver:

Quando encerrar um ciclo e se o resultado eventualmente não tiver sido alcançado, busque antes de qualquer coisa entender o porquê, quais as razões que levarão aquele insucesso, e como você pode aprender com elas. Tenha isso sempre em mente, busque razões, não culpados. Claro que nisso, eventualmente você irá identificar pessoas ineficientes, desengajadas e que talvez precisem ser substituídas, mas faça isso baseado em dados.

Avalie com justiça os desempenhos e tome suas decisões com coerência. Aprenda e compartilhe o aprendizado. Quando identificar as razões pelas quais o resultado não foi alcançado, compartilhe com o time. Mais do que isso, escute o seu time. Seguramente eles identificarão razões que terão passado despercebidas por você. Aprenda com o seu sucesso e com o seu fracasso, ambos passarão, mas o aprendizado fica.

9. Falha na execução

Planejamento sem execução é balela, conversa pra boi dormir. Todo planejamento precisa de um plano de ação colado nele, o que não significa que isso garantirá o seu sucesso. Muito planejamento desanda justamente na hora da execução, de coloca-lo em prática. Estar atento à execução é tão importante quanto definir corretamente o objetivo e as ações necessárias.

Como resolver:

Dê clareza para o seu time sobre qual é o objetivo organizacional e o que precisará ser feito. Treine as pessoas corretamente para que tenham condições de realizar as tarefas atribuídas à elas. Disponibilize os recursos necessários para que se alcance o objetivo traçado. E, por fim, acompanhe periodicamente em ciclos curtos de tempo os resultados que estão sendo obtidos, compartilhe o desempenho organizacional com o seu time, e assegure que todos estejam sempre na mesma página. Ter visibilidade e clareza do desempenho fará com que as pessoas se mantenham engajadas na execução.

10. Avaliação ineficaz

Não avaliar corretamente os resultados alcançados, não trará a sua empresa os feedbacks necessários. Fazer vista grossa ou análises equivocadas do desempenho previsto, pode dar à empresa uma espécie de miopia organizacional em que tudo parecerá que está transcorrendo bem, e no final do ano fará bater aquele desespero por resultado que só gera stress, cansaço, desgaste e burnout.

Como resolver:

Junte tudo o que falamos anteriormente, saiba quais dados você precisa olhar, compartilhe os resultados com o seu time, tenha planos de ação bem definidos, tenha planos de contingência ainda mais bem definidos, trace cenários e saiba como reagir em cada um deles. Seja honesto consigo mesmo que você estará sendo com a sua empresa também. Eventualmente não se alcançará um resultado não por que houve erro no planejamento, uma meta superestimada, falta de alocação de recursos suficientes, enfim. Uma série de possíveis razões.

Seja honesto e assuma a responsabilidade sempre que necessário. Talvez a culpa de uma ação errada não será diretamente sua, mas a responsabilidade será. Você não é o executor, mas você planejou e definiu quem deveria executar, em última instância a responsabilidade sempre será sua. Não tenha medo dela e admita o erro quando necessário, isso não te diminuirá em nada. Pelo contrário, irá realçar ainda mais o seu mérito quando o resultado for atingido. Um jogador que perde um pênalti numa final é responsável pela sua falta de pontaria, mas a consequência do título perdido é em última instância do treinador que definiu quem iria efetuar as cobranças.

Mais uma vez convido você a compartilhar conosco sua visão, se concorda ou não com nossos pontos aqui elencados e quais outros você acrescentaria.

Como spoiler, no último artigo traremos como elaboramos um planejamento aqui na Gondin e, claro, nos colocamos ao seu lado para te apoiar nessa missão crucial que é elaborar um planejamento estratégico.